FORMASI Indonesia – Upaya membangun tata kelola pemerintahan yang berkualitas tidak bisa dilepaskan dari manajemen arsip yang tertib dan dapat dipertanggungjawabkan. Hal inilah yang menjadi sorotan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) saat meninjau kondisi kearsipan di Kabupaten Kutai Timur (Kutim). Direktur Kearsipan Daerah 1 ANRI, Irwanto Eko Saputro, menegaskan bahwa arsip merupakan wajah sekaligus ukuran martabat pemerintah daerah, sehingga seluruh perangkat daerah dituntut berperan aktif dalam proses pengelolaannya.
Irwanto menyampaikan bahwa selama ini tanggung jawab kearsipan sering dianggap hanya berada di pundak Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Padahal, menurutnya, setiap perangkat daerah berkewajiban menjaga dokumen penting secara sahih, rapi, dan sesuai ketentuan. “Diperlukan sinergi dengan perangkat-perangkat daerah agar penyelenggaraan kearsipan itu bisa lebih baik,” ujarnya, menegaskan perlunya kerja kolektif untuk memperbaiki pelayanan dan akuntabilitas publik.
Selain arsip dinamis yang berkaitan dengan administrasi pemerintahan, ANRI juga memberi perhatian pada penyelamatan arsip sejarah. Arsip tersebut, kata Irwanto, merupakan cermin perjalanan daerah dan menjadi pijakan penting bagi generasi mendatang. Ia mengapresiasi langkah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kutim yang mulai aktif mengumpulkan khazanah arsip serta menampilkannya kepada publik.
Dalam aspek teknis, ANRI mengingatkan bahwa pemusnahan dokumen negara, termasuk arsip keuangan seperti APBD, tidak boleh dilakukan tanpa dasar hukum. Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis (SKKAD) menjadi pedoman mutlak yang harus dipatuhi. Ia menambahkan, permintaan layanan informasi arsip dinamis dari masyarakat harus tetap melalui Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID), sebab lembaga kearsipan hanya memiliki fungsi pembinaan, bukan penyedia layanan informasi langsung.
Menutup kunjungannya, Irwanto menyoroti kecilnya alokasi anggaran kearsipan di berbagai daerah, termasuk Kutim. Kondisi ini, menurutnya, terjadi karena banyak pimpinan daerah masih memandang arsip sebagai tahapan akhir, padahal proses penyelamatan dan pengelolaannya membutuhkan pendampingan serta dukungan anggaran yang konsisten sejak awal.(Adv)
